En seulement six mois, Talan a déployé le SIRH SAP SuccessFactors sur l’ensemble de ses filiales présentes dans 10 pays. Cette solution permet d’unifier les pratiques RH du groupe, de proposer une expérience digitale complète mais également de donner plus d’autonomie aux collaborateurs et managers.
Talan est un cabinet de conseil en transformation et innovation par la technologie. La société accompagne de grands comptes (publics comme privés) dans leurs projets de transformation numérique, mais aussi métier et managériale.
Groupe international regroupant près de 4000 collaborateurs pour un chiffre d’affaires d’environ 400 millions d’euros. Talan compte dépasser les 6000 employés et 600 millions d’euros en 2022.
« Dans le métier du Conseil en particulier, les femmes et les hommes de l’entreprise constituent la principale ressource de l’entreprise, rappelle Nicolas Recapet, Directeur de l’organisation et des ressources humaines du groupe Talan. En particulier dans un contexte de forte croissance organique et externe, proposer une expérience collaborateur digitale, collaborative et s’adaptant aux différents usages constitue un véritable enjeu. »
Le choix de l’expérience digitale SAP SuccessFactors
Talan disposait de son propre SIRH, développé en interne, qui couvrait un périmètre assez large, allant du recrutement à la gestion des employés. « Cette solution ne répondait plus que partiellement en termes d’expérience collaborative, de capacité de reporting ou encore d’accessibilité constate Nicolas Recapet. Par exemple, elle n’était pas accessible depuis un smartphone ou une tablette, ce qui est pourtant important pour nos collaborateurs, qui travaillent le plus souvent chez nos clients. »
Talan a mis en place un groupe de travail pluridisciplinaire chargé d’étudier les solutions disponibles sur le marché, proposant à la fois un périmètre fonctionnel suffisamment large et une adéquation avec des entreprises ayant une couverture mondiale. « Nous avons assez rapidement été intéressées par la solution SAP SuccessFactors, qui répond à la plupart de nos besoins fonctionnels, propose une expérience digitale avancée et est capable de nous accompagner dans notre stratégie de croissance au niveau mondial. »
« Cette solution permet également à nos collaborateurs d’être plus autonomes dans leurs démarches. Ils peuvent par exemple modifier eux-mêmes l’adresse de leur domicile. Les collaborateurs reprennent ainsi la main sur les processus liés aux informations les concernant, ce qui permet par ailleurs de réduire la charge de travail de nos équipes RH. »
Autre avantage apporté par la solution, une structuration des processus couplée à la souplesse nécessaire pour s’adapter aux pratiques spécifiques à certains pays ou métiers. Talan a pu ainsi mettre en place un processus d’entretien annuel dans certains pays et d’évaluation continue dans d’autres.
Un SIRH déployé en moins de 6 mois
C’est PASàPAS, filiale de Talan spécialisée dans les solutions SAP, qui a été choisie pour mettre en place le nouveau SIRH du groupe.
La première étape du projet a consisté à former l’équipe projet.
Pour chaque module du SIRH, une équipe dédiée, composée d’une équipe mixte regroupant des managers, collaborateurs et experts était formée autour d’un stream leader – expert du sujet. La transversalité et la cohérence globale du système ayant été assurée par le chef de projet. « Pour qu’un projet d’une telle envergure réussisse, cette équipe est et doit être fortement impliquée et disponible à toutes les étapes du projet », explique Nicolas Recapet. Cette équipe a été complétée par des ressources internes expertes en conduite du changement, afin d’accompagner les utilisateurs dans leur appropriation de la nouvelle solution et par une équipe technique prenant en charge la construction des interfaces et la reprise de données
Une fois les équipes en place, PASàPAS a proposé un fonctionnement par sprints, afin de mettre en place de façon incrémentale les différentes briques de la solution. Cette approche a permis de démarrer le nouveau SIRH dans des délais très courts : moins de six mois, avec un premier déploiement du module Core HR sur l’ensemble des filiales du groupe en octobre 2021. Les modules performance et LMS ont pu être mis en place dans la foulée. A titre d’exemple, la campagne d’entretiens annuels 2021 a ainsi pu être réalisée dans SAP SuccessFactors.
L’approche proposée par PASàPAS nous offre l’agilité requise pour faire évoluer le paramétrage de la solution au fil du temps, en fonction des premiers retours des équipes.
Une solution structurante et moderne
« SAP SuccessFactors nous a permis de définir un socle commun pour les 4000 collaborateurs du groupe : des processus unifiés des référentiels communs et des règles communes de fonctionnement. Et ceci tout en respectant les spécificités liées à certains pays ou métiers » résume Nicolas Recapet.
D’un point de vue fonctionnel, la solution est accessible sur tous types de terminaux, y compris les smartphones. Elle permet aux utilisateurs de reprendre la main sur certains processus, ce qui se traduit par des gains de temps pour eux, comme pour les équipes RH. Un aspect qui participe également à l’adoption de la solution. « Les premières enquêtes montrent que le taux de satisfaction des utilisateurs est aujourd’hui très élevé. »
Enfin, les KPI proposés par SAP SuccessFactors permettent aux responsables de disposer d’informations clés leur permettant de mieux gérer leurs équipes. « Lors de la campagne d’entretiens annuels, ces KPI ont permis également de suivre la progression du processus pays par pays, en faisant remonter les difficultés éventuellement rencontrées. »
Plusieurs sujets clés attendent Talan autour de son nouveau SIRH. Le groupe va tout d’abord poursuivre les campagnes de formation et communication destinées à améliorer l’appropriation de la solution par ses collaborateurs… existants et à venir. Dans le même temps, l’équipe projet planifie la mise en place des prochains modules : onboarding/offboarding, suivi des talents et mène une réflexion sur la feuille de route de son SIRH pour les prochaines années.
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