Business Add-On (BAO) est une solution de gestion des référentiels clients et fournisseurs dans SAP. La solution BAO, développée en partenariat avec Altares, fait partie de PASàPAS. Retrouvez l’interview de Thierry Parisot dans IT for Business.
Pour disposer d’une vue centralisée sur ses dépenses, la coopérative laitière Sodiaal (Candia, Yoplait, Entremont…) a unifié et optimisé la gestion de ses 20 000 fournisseurs dans un référentiel unique sous SAP, piloté à l’aide d’une solution de gestion dynamique.
Comme beaucoup de sociétés qui se sont principalement développées par croissance externe, le groupe Sodiaal (5,1Md€ de chiffre d’affaires, 9 100 collaborateurs) s’est vite retrouvé avec de nombreux systèmes d’information hétérogènes, en particulier plusieurs environnements comptables mono ou multi-sociétés embarquant leurs propres référentiels. Rien que pour la gestion des fournisseurs, six référentiels comptables étaient utilisés, dans deux systèmes SAP, trois Coda et un Sage. « Ces référentiels différents et autonomes ne nous permettaient pas d’agréger les données ni de les harmoniser pour l’ensemble des entités, ce qui posait un vrai problème de consolidation des dépenses et de reporting », raconte Emmanuel Brayda, responsable méthodes & référentiels et responsable SI achats groupe.
La piste d’une application de MDM pour les référentiels
Pris dans son quotidien, et contraint par des ressources réduites, le groupe ne s’était jamais vraiment saisi du problème. Mais en 2016, le démarrage du projet « Racing » de remplacement des environnements Coda « devenus obsolètes », la solution ayant été reprise par l’éditeur Unit4, donne une bonne occasion de se lancer. D’autant que du côté des achats, à la suite de la réorganisation et centralisation de la fonction (1 Md€ de dépenses d’achats annuelles, une vingtaine d’acheteurs), il est aussi décidé de renforcer le système existant, sous-déployé et sous-utilisé, avec un objectif : disposer d’un cockpit SRM (Supplier relationship management) offrant une vue fournisseurs à 360 degrés, pour la gestion du sourcing, des contrats, des plans d’actions, de la conformité et des étapes élémentaires du processus de consultation.
Pour ce projet achats, « nous sommes repartis d’une feuille blanche, en mettant en concurrence les principaux éditeurs de solution SRM, et avons finalement renouvelé notre confiance à SynerTrade », raconte Emmanuel Brayda. « Parmi ses concurrents, nous aurions pu choisir SAP Ariba, pour profiter de la base fournisseurs de son Business Network. Mais la solution était trop lourde, trop chère, trop compliquée et sa couverture fonctionnelle ne correspondait pas à nos attentes ». Pour mettre en place une gestion centralisée des données métier, les achats suggèrent une autre piste : une application de MDM (Master data management) récupérant les différentes informations et alimentant les référentiels.
Une solution de gestion dynamique des données
Finalement, la DSI opte pour le remplacement des trois systèmes Coda par un nouvel outil SAP se positionnant comme « maître » sur les données de base, en commençant par les données fournisseurs. « Sachant que cette étape serait probablement la première brique du futur système d’information mutualisé et harmonisé pour le groupe, nous aurions pu remplacer tous nos systèmes d’un seul coup. Mais ce « big-bang » aurait pris trois fois plus de temps que le projet que nous avons mené sur un an, et nécessité un budget sans commune mesure », explique le responsable. Le groupe aurait également pu mettre en place un système d’e-procurement aux achats, pour assurer la gestion des flux d’approvisionnement côté achats, et abriter les données fournisseurs. « Mais ce projet nous a semblé trop long, trop complexe, trop coûteux », estime Emmanuel Brayda. Sodiaal aurait pu s’arrêter là. « Seulement, nous voulions pouvoir gérer notre base fournisseurs de manière fiable et rapide, poursuit-il. Avec un objectif prioritaire : garantir l’unicité et la bonne hiérarchie des fournisseurs ». Le groupe s’oriente alors vers Business Add-On, la solution proposée par Altares pour gérer un référentiel « tiers » dans SAP, en connexion en temps réel avec la base mondiale de Dun & Bradstreet (D&B), la maison mère du prestataire. Grâce à cette base, qui donne accès aux données sur plus de 300 millions d’entreprises dans 220 pays, l’unicité des fournisseurs référencés est assurée par le Duns-number (Data Universal Numbering System), qui s’impose progressivement comme le code standard pour identifier les entreprises au plan mondial. En exploitation quotidienne, les échanges s’effectuent via des interfaces de type IDoc, au travers desquelles les informations sont poussées du SAP maître vers les systèmes esclaves. Un nettoyage puis un enrichissement de la base fournisseurs Suite au choix de cette solution, tout n’était pas gagné pour autant : il restait à consolider les données. Une première étape a constitué à faire un audit des 40 000 fournisseurs enregistrés dans les six référentiels comptables. « Nous avons nettoyé la base en supprimant 1 600 doublons, puis en éliminant les 4 500 fournisseurs inactifs et ceux dont les informations n’étaient plus à jour », détaille Emmanuel Brayda. « Parallèlement, nous avons mis en place des règles de gestion, en décidant par exemple qu’un fournisseur dont nous n’aurions pas reçu de facture depuis deux ans ne serait pas repris dans la base centralisée ». Une cellule « MeRe » (Méthodes et Référentiel) est même créée pour généraliser la logique de centralisation et d’unicité des données dans le groupe, avec notamment pour mission de « délivrer un service unique et incontournable de gestion des fournisseurs à toutes les entités ». Selon le nouveau workflow, toute demande de création d’un fournisseur doit être à cette cellule qui, via Business Add-On, valide et enregistre les informations puis les partage sur le système SAP maître.
Sodiaal est ainsi passé de 40 000 fournisseurs avant le lancement du projet, à 12 000 au démarrage du nouveau système, en février 2017. Depuis, la base n’a cessé de grandir, pour avoisiner actuellement 20 000 fournisseurs. « Chaque semaine, la cellule MeRe crée en moyenne 20 fournisseurs et en modifie 10 », détaille Emmanuel Brayda. En plus de l’aide dynamique à la création par accès en temps réel à la base de D&B, Business Add-On assure un rapatriment automatique des informations standards de la fiche fournisseurs dans SAP. « Cela évite le risque d’erreurs à la saisie, et permet de gérer la normalisation et les contrôles des champs clés ».
Vers la création d’une base « tiers » unique pour le groupe
Toute modification sur la fiche du fournisseur est également proposée, avec la possibilité d’accepter certaines modifications en automatique ou par validation manuelle, en fonction de la criticité des champs. La solution propose aussi des alertes sur les fournisseurs (liquidation, procédure, fermeture, etc.), et la possibilité de suivre le niveau de risque ou encore la « compliance » c’est-à-dire le respect des engagements (contrats, etc.) et des procédures, y compris les obligations réglementaires. Au final, « ce type d’outil apporte de la valeur ajoutée à toute entreprise, avec un ROI d’autant plus important que les ressources allouées à la gestion des tiers sont réduites », se félicite Emmanuel Brayda.
Fort de la réussite de son workflow fournisseurs et de la base centralisée, Sodiaal envisage désormais d’harmoniser progressivement les procédures sur l’ensemble de ses métiers. « Pour la suite, il serait opportun de lancer un projet sur la centralisation de nos clients. Une base « tiers » unique, nettoyée, fiabilisée, et mise à jour en temps réel, serait un réel plus pour le groupe », explique Emmanuel Brayda. Il imagine surtout la mise en place d’un système d’information mutualisé et harmonisé pour tout le groupe. Si elle dépendra des orientations du schéma directeur des systèmes d’information, « cette évolution progressive vers un seul SAP est évidemment dans le sens de l’histoire ».
Maître ou esclave ?
Comme dans tout projet de consolidation en environnement distribué, Sodiaal a dû faire le choix du système « maître » supportant les données centralisées. Le référentiel fournisseurs aurait ainsi pu être supporté par le système SRM des achats, utilisé pour le sourcing, les consultations et la gestion des contrats. « Non seulement nous ne voulions pas être menottés à SynerTrade, qui pourrait un jour ne plus constituer le socle de notre système d’information achats, en fonction de l’évolution des besoins et de l’organisation, mais SAP offrait un référentiel mieux structuré, transverse et plus global », justifie Emmanuel Brayda, ajoutant que, « par ailleurs, tous les fournisseurs de Sodiaal ne sont pas sous la coupe des achats ». Surtout, poursuit-il, le nouvel outil SAP maître dispose de connexions plus simples avec les différents systèmes comptables, qui voient passer toutes les transactions dans le cadre du processus de facturation-paiement et d’enregistrement des écritures.
Chiffres
- 1 an pour déployer le nouveau systèmes SAP « maître »
- 6 référentiels comptables utilisés dans l’ancien environnement
- 20 000 fournisseurs référencés dans la nouvelle base centralisée
Source : IT FOR BUSINESS
Auteur : Thierry PARISOT
