La crise du Covid-19 a révélé la nécessité pour une entreprise de savoir piloter au plus serré ses dépenses salariales. Avec une obligation de réagir de manière quasi immédiate face aux événements extérieurs. Un défi qui peut pourtant être relevé grâce à des solutions simples et rapides à mettre en place. Hervé Quelquejay, Architecte Solution BI et Planning, nous raconte l’intervention réussie de PASàPAS pour l’un de ses clients souhaitant fiabiliser le processus de budgétisation de sa masse salariale. Il en retire des bénéfices au quotidien qui lui permettent de rester en action en toute situation.
« Notre client souhaitait disposer d’un outil pour mieux prévoir ses dépenses de masse salariale, de manière fiable et rapide. Notre intervention lui a donné la possibilité de réaliser des simulations instantanées de sa masse salariale, afin de mieux évaluer l’impact budgétaire de toutes modifications en la matière. », explique Hervé Quelquejay.
Cet acteur de référence dans les domaines de la santé au travail et de la prévention des risques professionnels est un client historique de Planeum, Planeum qui a récemment rejoint PASàPAS. Avec 2000 salariés et un volume de dépense annuel de près de 300 M€, les solutions traditionnelles – tableurs Excel – ne lui suffisaient plus à réaliser efficacement des prévisions de budget.
Il était devenu essentiel pour cette entreprise de simplifier et fiabiliser le processus de budgétisation de la masse salariale et d’évaluer l’impact sur le budget de différentes variables telles que les embauches, départs, promotions, augmentations générales et individuelles de salaires, primes, taux de cotisation…
Des prévisions budgétaires instantanées et fiables
« Nous étions là pour venir en soutien à la DRH. L’activité de notre client comprend des phases régulières de négociation avec les partenaires sociaux. Il s’en suivait des modifications dans les hypothèses de départ qui impactaient le volume de masse salariale : augmentations par catégorie de personnel, primes, etc… Le moindre changement représentait alors plusieurs jours de travail aux équipes pour recalculer l’ensemble du budget. Un travail long et fastidieux. », poursuit Hervé Quelquejay.
L’outil développé par PASàPAS est apparu comme un grand soulagement ! « On a vu les équipes retrouver le sourire à l’idée de disposer d’un outil performant qui simplifie leur travail, tout en gagnant en fiabilité. » La solution donne en effet la possibilité d’avoir des résultats quasi immédiats et garde un historique de toutes les simulations. « Il suffit de 3 minutes au système pour recalculer le budget à partir de nouvelles hypothèses de calcul. La puissance de l’outil est très importante. »
Une grande souplesse d’utilisation
Les utilisateurs s’avèrent être très autonomes dans l’utilisation de la solution sur l’ensemble du processus. Ils peuvent concevoir eux-mêmes les différents scénarii et les comparer les uns par rapport aux autres. « Nous avons cherché à automatiser le maximum d’étapes : par exemple, proposition des départs à la retraite, en cas de projection sur l’année N+2, préparation des données issues de la simulation de N+1. »
Une fois les résultats obtenus, le reporting est également très intuitif. « Les utilisateurs sont autonomes dans le reporting de contrôle. Ils peuvent zoomer sur chaque salarié et voir le détail mois par mois. C’est très utile pour faire des comparaisons. » Tout en garantissant une capacité de contrôle, puisque l’outil en place permet aux utilisateurs de garder la main sur les calculs. « Ce n’est pas une grande boite noire ! Au contraire, il y a une possibilité de vérifier le résultat de chaque étape de calcul et donc de contrôler si une erreur s’est glissée dans les hypothèses… »
Une solution rapide à installer
Après avoir fait le tour du marché, le choix du client s’est porté sur la solution proposée par PASàPAS qui répondait le mieux à ses attentes. « L’application a été construite en s’appuyant sur la boîte à outils de SAP qui permet de faire des élaborations budgétaires : BPC Embedded sur la plateforme BW de SAP. »
Une solution que PASàPAS a su développer rapidement et efficacement : « Il nous a suffi de 85 jours pour répondre aux enjeux du client. Cette expérience nous a permis de développer un socle de conception qui constitue une base solide pour des développements chez d’autres clients. Nous avons bâti une structure très modulaire qu’il est très facile de faire évoluer selon les besoins. », précise Hervé Quelquejay en guise de conclusion.
Une façon simple et efficace de rester en action dans toutes les phases de la vie de son entreprise, en période de crise, et bien au-delà.
PASàPAS www.pasapas.com
