Gestion de paie : Coallia réaffirme son choix en faveur de la solution SAP HR après avoir été au début des années 2000 l’un des premiers clients à s’équiper de SAP HR en France. Coallia s’appuye sur advyso, société spécialisée dans le conseil SIRH et la Paie, dotée d’une solide maîtrise des enjeux RH et d’un savoir-faire 100 % dédié à la solution SAP HCM (Human Capital Management).
« En capitalisant sur la maturité de notre ERP, Coallia dispo se aujourd’hui, grâce à l’accompagnement expert d’advyso, d’une solution conçue dans le standard SAP, respectant les spécificités analytiques inhérentes à notre organisation et à la diversité de nos missions. »
Philippe Pallier, Directeur Administratif et Financier de Coallia.
Entreprise associative créée en 1962, Coallia (précédemment Aftam) se mobilise pour l’insertion des publics les plus fragiles, accompagnés vers davantage d’autonomie. Prônant des valeurs de solidarité, d’humanisme, d’ouverture, de respect et de professionnalisme, Coallia fédère plus de 2 300 salariés répartis sur 200 sites. Travaillant en partenariat avec les pouvoirs publics, les collectivités territoriales et plusieurs réseaux professionnels, Coallia s’attache à remplir ses missions autour de quatre pôles d’activité :
– l’habitat social adapté ;
– l’hébergement social d’urgence ;
– l’accueil médico-social ;
– la promotion sociale.
Un environnement SIRH complexe
Coallia fut au début des années 2000 l’un des premiers clients à s’équiper de SAP HR en France. Après une décennie d’utilisation, une réflexion globale sur l’outil a été initiée courant 2010, au regard de l’évolution des champs d’intervention et de la complexité de gestion RH inhérente à la multiplicité des entités, des sites et des conventions collectives applicables. Comme l’explique Philippe Pallier, Directeur Administratif et Financier de Coallia, « indépendamment des qualités avérées de SAP HR, nous rencontrions des diffi cultés récurrentes d’utilisation de l’outil (qualité perfectible de gestion de la paie, parfois une incapacité à satisfaire certaines obligations déclaratives dans les délais impartis), en particulier dues à l’obsolescence du paramétrage ; nous avions fait le choix d’une personnalisation excessivement poussée de la solution, en réponse à des règles de fonctionnement et à des usages internes eux-mêmes des plus spécifi ques, avec à la clef une complexité en matière de gestion de la paie et une interface problématique avec l’outil de comptabilité. »
Le changement dans la continuité
À l’issue de cette réflexion initiale, Coallia a souhaité s’appuyer sur un avis expert extérieur, en faisant appel à advyso, société spécialisée dans le conseil SIRH et la Paie, dotée d’une solide maîtrise des enjeux RH et d’un savoir-faire 100 % dédié à la solution SAP HCM (Human Capital Management). « L’audit réalisé par advyso durant l’été 2010 a confirmé les limites du paramétrage spécifique existant, cette phase d’analyse nous éclairant sur les arbitrages possibles et sur les conséquences de nos choix, notamment en terme de paramétrage. » La recommandation d’advyso a été de procéder à une totale mise à plat, tout en s’appuyant sur la solution SAP HR. « Cette préconisation d’advyso nous a conforté dans notre souhait de conserver SAP HR, dont nous connaissions l’efficacité et les performances en matière de finesse analytique. » L’étape suivante a consisté à élaborer un plan de reconstruction et de paramétrage de A à Z autour de la solution SAP HR, avec en amont la récupération des données existantes. « Démarré en septembre 2010, le projet était très tendu en termes de délais et de charges, l’objectif étant d’être opérationnel début 2011. »
Un véritable tour de force
L’ampleur du projet et les délais extrêmement tendus ont nécessité la mise en oeuvre d’une méthodologie à la hauteur des enjeux. advyso a ainsi proposé de mettre en place un comité de pilotage du projet, composé de représentants de toutes les parties prenantes à l’interne. « Lors de ces réunions bimensuelles, nous avons pu mesurer concrètement l’indéniable valeur ajoutée d’advyso, en particulier le suivi rigoureux des étapes d’avancement, la clarté des exposés et la capacité à dépasser les aspects techniques du dossier, afin de rendre le sujet compréhensible pour des non-spécialistes.
Durant toute la phase d’intégration, advyso a détaché les ressources nécessaires afin d’épauler les équipes internes de Coallia. « Les consultants d’advyso ont fait preuve d’un sens de l’écoute et de l’analyse qui leur a permis de s’approprier notre univers métiers et nos modes de fonctionnement. Cette bonne compréhension de nos spécificités a grandement contribué à la réussite du projet. » Malgré la complexité du paramétrage, la nouvelle solution SAP HR a été déployée avec très peu de spécifique en terme d’intégration informatique. « C’était l’une de nos motivations clefs en matière de paramétrage : nous voulions absolument sortir d’une approche de conception spécifique, dont nous avions suffisamment mesuré toutes les limites dans notre contexte précédent. » Depuis le démarrage opérationnel, advyso assure la maintenance et le support de la solution, en partenariat avec PASàPAS (premier centre de support SAP en France), via un contrat de support à la demande GPS – Guidage Permanent SAP.
Une réussite sur toute la ligne
Avec plus de trois ans de recul, la nouvelle solution SAP HR a prouvé toute son efficacité : 100 % de la masse salariale est dorénavant gérée en standard dans le cadre des spécificités analytiques de Coallia, avec en outre un niveau de performance optimal de l’interface comptabilité. Les responsables peuvent ainsi gérer l’ensemble des éléments bruts de paie et des éléments variables, avec des modalités de validation beaucoup plus efficaces qu’auparavant. « Depuis trois ans, nous sommes en mesure de garantir la paie avec un très haut degré de fiabilité, en particulier par rapport aux éléments variables. » En parallèle, Coallia est aujourd’hui en capacité de répondre à l’ensemble de ses obligations déclaratives dans les délais légaux. Autres motifs de satisfaction pour Coallia : le projet a été réalisé dans les délais impartis, avec de la part d’advyso la réponse en standard attendue.
A propos de Coallia :
Site web : www.coallia.org
Problématique : Reconstruire la solution de gestion de la Paie en standard, en prenant en compte les spécificités analytiques
Bénéfices :
• 100% de la masse salariale gérée en standard
• Respect des spécifi cités analytiques
• Modalités de validation facilitées
• Obligations déclaratives simplifi ées
• Optimisation de l’interface comptabilité
Partenaire : advyso – www.advyso.com
Spécialiste du conseil SIRH et de la Paie
Solution : SAP HR
Périmètre : Direction des Ressources Humaines et Direction Administrative et Financière
Délai de mise en oeuvre : 4 mois
Utilisateurs initiaux : 150
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