Les ressources humaines sont bien évidemment une affaire de relations humaines, mais pas seulement ! La fonction comporte des enjeux techniques importants, et le choix des outils de gestion RH est primordial. Marie Martin-Iung, en charge du développement RH chez PASàPAS, nous explique en quoi la digitalisation des process RH est un sujet stratégique depuis de nombreuses années, afin d’optimiser l’expérience collaborateur et métier, tout en permettant de donner du concret à l’esprit Human First.
La digitalisation des process RH est-elle une démarche prioritaire pour
le service Ressources Humaines ?
Tout-à-fait, c’est un enjeu stratégique depuis plusieurs années déjà. La démarche est ancrée chez nous, et ce bien avant le Covid ! Grâce à cela, nous avons pu gérer de manière quasiment fluide la crise sanitaire car nos process RH étaient déjà en grande partie automatisés.
Nous avons commencé à digitaliser nos process avec la mise en place d’outils pour la gestion des congés, l’accès à un coffre-fort électronique, la gestion des notes de frais. Ensuite, nous avons installé un SIRH, SAP SuccessFactors, ainsi qu’un outil pour la signature électronique des contrats et divers documents. Le fait d’avoir des équipes réparties sur plusieurs sites nous a obligés à penser de manière plus optimale nos process RH.
La digitalisation est une démarche continue chez nous, puisque tous nos nouveaux projets rentrent dans cette dynamique. Depuis plusieurs années, de nombreux chantiers ont été menés en ce sens.
En quoi peut-on dire que cela améliore l’expérience collaborateur ?
Les différents outils en place visent à améliorer l’expérience collaborateur qui est un véritable enjeu pour nous. Le SIRH comprend trois parties : le onboarding, la gestion des entretiens annuels avec les souhaits de formation et de mobilité et le offboarding. Grâce à la digitalisation des process, le collaborateur a une vision transparente de tout son dossier RH, depuis son entrée et jusqu’à son départ.
Les bénéfices pour lui sont multiples. La mise en place de processus digitaux permet de fluidifier et rendre plus transparents les rapports entre le collaborateur et les Ressources Humaines. Cela permet également de sécuriser et fiabiliser nos processus internes. Fini le papier !
L’objectif final est de permettre à nos collaborateurs de gagner en autonomie dans la gestion de leur carrière et de disposer de plus de transparence au niveau des informations qui les concernent (salaire, promotion, formation, certification, etc.).
Quels sont les usages concrets pour les collaborateurs de PASàPAS ?
Les outils permettent d’accéder à son espace personnel quel que soit le lieu de travail. Le collaborateur gère la transmission des informations le concernant, il peut s’assurer que les données sont correctement intégrées et à jour.
Il devient plus autonome dans son développement de carrière au sein de l’entreprise. Par exemple, le compte-rendu des entretiens annuels et professionnels étant en format digital, le collaborateur peut consulter en toute transparence et à tout moment les informations partagées entre le manager et le service RH. Tous les éléments étant mis en ligne et validés par chaque partie, il a une visibilité complète et peut mieux se projeter dans son évolution de carrière (demande de formation, mobilité…).
Dans les gestions administratives du quotidien, il peut gagner du temps dans la transmission et le suivi de ses notes de frais. C’est une charge mentale en moins ! Les bulletins de salaire sont également transmis dans le coffre-fort électronique le jour de la paie. Ces informations sont par ailleurs conservées par le collaborateur lors de son départ car elles sont rattachées à son profil personnel et non à l’entreprise.
D’une manière générale, tous ces outils sont très appréciés. Ils sont tellement intégrés à notre fonctionnement que cela leur parait totalement normal. Je dirais même que le contraire serait étonnant surtout dans une entreprise du monde de l’IT !
En quoi cela simplifie le travail des équipes RH de PASàPAS ?
Avec la digitalisation des ressources humaines de nombreuses tâches administratives chronophages ont été automatisées. Nous ne faisons plus d’envois papier, ce qui évite d’éventuelles erreurs. Ces outils nous permettent d’être en conformité avec nos obligations légales, en matière de RGPD notamment.
Grâce à cela, les collaborateurs en charge des Ressources Humaines ont pu se dégager du temps pour se concentrer sur des préoccupations en rapport avec leur cœur de métier : la gestion des talents, la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (la GPEC), le recrutement, la fidélisation des employés, etc.
Quels sont les projets à venir en matière de digitalisation ?
De nouveaux outils tels que le Bilan Social Individuel vont être rendus disponibles très prochainement pour les collaborateurs. Le BSI est un outil qui regroupe l’ensemble des rémunérations et avantages sociaux acquis sur une année. Cela va permettre à chacun de mieux comprendre ce qu’il a perçu au global : formation, salaires, heures supplémentaires, avantages divers, primes et participation, abondement actionnariat… Cela apportera de la transparence dans les négociations salariales entre le manager et le collaborateur lors de leur entretien individuel annuel.
Chez PASàPAS, la digitalisation des process RH est un moyen d’améliorer l’expérience des collaborateurs . Elle vise à leur donner plus de transparence et d’autonomie dans la gestion des démarches administratives, et une meilleure visibilité sur leurs perspectives dans l’entreprise. Une manière concrète de faire vivre les engagements de la Charte Human First.
