Pour moderniser son système d’information, l’enseigne de jardinerie a décidé de migrer son back-office SAP vers le Cloud AWS. Avec, en ligne de mire, la volonté de passer à SAP S/4HANA puis d’enclencher la rénovation de ses applicatifs en magasins.
Effacer une certaine dette technique et préparer l’avenir. C’est avec cette feuille de route en tête que l’enseigne de jardinerie Truffaut s’est lancée dans la modernisation de son environnement SAP. « Nous avions été parmi les premiers à déployer SAP au début des années 2000. Et n’avions que très peu retouché notre back-office depuis », résume Fabrice Moreau, Directeur Digital et Système d’Informations de Truffaut. « Nous avions donc la volonté de moderniser ce système, pour y injecter de nouvelles fonctionnalités et technologies. »
Ce programme de modernisation passe par plusieurs étapes successives. D’abord la migration vers la base de données SAP HANA. Puis le changement d’hébergement, car le système SAP du groupe – un ECC6 couplé à SAP BW et à des applications SAP BusinessObjects – tourne alors sur des serveurs en voie d’obsolescence. « Face à ce constat, nous avons décidé de migrer SAP dans le Cloud », reprend Fabrice Moreau. Une migration bouclée en moins de six mois, dans le courant de 2022, qui s’est accompagnée d’une mise à jour de certains composants techniques pour assurer l’adaptation du système aux plateformes Cloud.
Moderniser les processus périmètre par périmètre
Ce socle déployé, Truffaut a enchaîné cette année sur une migration technique (une montée de version de SAP BW) et lorgne, pour 2024, sur la refonte de certains processus métiers, en commençant par la finance. « Puis, au cours des deux ou trois prochaines années, nous progresserons périmètre par périmètre, en ciblant d’abord la gestion du cycle de vie du produit et la chaîne logistique », détaille le Directeur Digital et Système d’Informations.
Pour accompagner ce programme de transformation, la chaîne de distribution a choisi de s’adosser à PASàPAS, spécialiste des environnements SAP. Un choix naturel, selon Fabrice Moreau : « nous travaillions avec PASàPAS depuis longtemps déjà sur la tierce maintenance d’exploitation. Et nous étions satisfaits de cette prestation. Il nous est donc apparu naturel de solliciter ce prestataire lors de notre passage au Cloud. » D’autant que le spécialiste des environnements SAP avait déjà accompagné l’enseigne lors de la migration de la base de données vers SAP HANA. Un choix de la continuité qui s’est avéré payant, selon le responsable de Truffaut. « Le planning a été respecté et aucune anomalie majeure n’est venue gêner la production. Nous avons été très bien accompagnés sur ce projet », assure-t-il.
Des bénéfices côté IT et côté métiers
Pour son hébergement sur le Cloud, Truffaut s’est tourné vers Amazon Web Services, des environnements déjà expérimentés par la société dans le cadre d’autres projets et qui ont, eux aussi, été naturellement retenus pour l’initiative de migration. D’autant que l’enseigne a pu bénéficier du programme MAP (Migration Acceleration Program) for SAP, mis en place par Amazon Web Services et permettant de réduire la facture du Cloud durant la période initiale du contrat d’hébergement.
Aujourd’hui achevée depuis environ un an, la migration délivre de premiers bénéfices. Côté IT tout d’abord, comme l’explique Fabrice Moreau : « le nouveau contrat d’exploitation avec PASàPAS offre une couverture bien plus large. Nos équipes sont donc moins mobilisées sur l’exploitation, le maintien en conditions opérationnelles ou encore la gestion des bases de données. » Là où auparavant la DSI de Truffaut consacrait pas mal de temps à surveiller ses environnements SAP, la taille des index sur les bases de données étant, par exemple, source d’instabilités sur la back-office. « Contrairement à l’infogérance prévue dans le contrat précédent, nous sommes désormais en mesure de garantir des SLA de bout en bout, car nous gérons l’application des mises à jour sur l’ensemble des composants techniques. Nous sommes également davantage force de proposition sur les évolutions de l’environnement », détaille Renaud Claria, le Chef de Projet de PASàPAS. Par ailleurs, le prestataire prend en charge le suivi de la consommation sur le Cloud d’AWS.
A l’autre bout de la chaîne, les utilisateurs SAP – soit la quasi-totalité des employés de la chaîne de jardineries, environ 2500 collaborateurs – ressentent eux aussi la différence, avec des performances significativement améliorées. « Comme les flux ne passent plus par le WAN mais par Internet, les connexions sont plus rapides et plus sûres », résume le responsable du Digital et de l’IT de Truffaut
Moderniser aussi le front-office
Avec ces fondations bien en place, le distributeur peut désormais se tourner vers l’avenir. « Concernant les évolutions fonctionnelles, nous avons déjà revu nos rapports à l’occasion de la montée de version de SAP BW, reprend Fabrice Moreau. L’étape d’après consistera à entamer la migration vers SAP S/4HANA. » Une nouvelle marche prévue pour le second semestre 2024. Ce saut technologique permettra à Truffaut d’accéder à toutes les fonctions natives de la dernière version de l’ERP de SAP. « Même si on se contente de piocher dans la bibliothèque de processus disponibles en standard, nous allons progresser par rapport à notre existant, reprend notre interlocuteur. Nous allons commencer par examiner les écarts fonctionnels entre le nouveau standard SAP et nos processus et, sans tout révolutionner, apporter des améliorations de façon récurrente. » Avec la volonté de transformer la gestion des produits, de réurbaniser le système ou encore de profiter des fonctions mobiles.
Car si la méthode du spécialiste du jardin se veut progressive, son ambition est bien de moderniser l’ensemble de ses systèmes, front-office y compris. Un pan aujourd’hui pris en charge par une application datant d’une vingtaine d’années, qui ne supporte pas le multicanal. D’où la volonté de Fabrice Moreau de refondre également cet applicatif interfacé avec SAP et gérant les ventes, l’encaissement, les promotions ou encore le programme de fidélité de l’enseigne. « Nous allons tout changer, mais en y allant… pas à pas », glisse le Directeur Digital et Système d’informations.
