Numéro un mondial de la distribution alimentaire, le groupe Sysco (basée à Houston, Texas) a réalisé un chiffre d’affaires de 55,37 milliards de dollars en 2017. En novembre 2017, ce leader mondial de la restauration hors foyer annonçait la fusion de Brake France (distributeur alimentaire) et de Davigel (importateur, fabricant et distributeur alimentaire). En avril 2018, ce rapprochement donnait naissance à Sysco France avec 4300 personnes, 7500 références de produits frais, surgelés, glaces et autres épiceries, gérés via 30 entrepôts dans l’Hexagone. Une fusion qu’il fallait anticiper en unifiant les systèmes d’information.
« Pour devenir le référent de la distribution multi-températures en restauration hors foyer sur un marché très concurrentiel, Sysco a décidé de redéfinir son offre cible, son modèle de distribution et ses processus opérationnels portés par un système d’information, » explique Paul Lavoquet, DSI de Sysco France. « Pour y parvenir, il nous fallait avant tout disposer d’un système d’information unique pour tout produit, tout client et tout fournisseur. Au départ, nous disposions de deux sociétés gérées sous SAP ECC 6. L’approche Brownfield (consistant à porter un SI sur l’autre, en limitant les modifications) s’avérait complexe au vu des structures de données très différentes. Il nous fallait donc choisir entre une nouvelle plate-forme SAP ECC, ou une nouvelle plate-forme SAP S/4HANA (approche Greenfield pour bénéficier des innovations de HANA). L’objectif visant à disposer d’une comptabilité générale au premier juin 2018, nous avons choisi une migration SAP S/4HANA avec Central Finance. Un choix qui permettait de disposer des éléments nécessaires à temps, tout en réalisant une migration progressive. Le choix de conserver les WMS [Système de Gestion d’Entrepôt] dans les entrepôts ralentit forcément cette migration. »
Migration progressive vers S/4HANA avec PASàPAS-KPF
L’option de migration SAP Central Finance consiste à déployer une nouvelle instance SAP S/4HANA afin de consolider deux ERP différents (SAP ou non) sur un seul système cible. Grâce à cette solution, Sysco France a planifié une migration jusqu’en 2022. Les pièces comptables des deux ERP sont répliquées en temps réel et un mapping est réalisé via des métadonnées vers le nouveau plan de compte sous S/4. Il est alors possible de tout consolider dans SAP Business Planning and Consolidation (BPC) et de générer un reporting consolidé des deux entités.
Pour l’accompagner dans ce projet, Sysco France sélectionne la société PASàPAS-KPF. « Ce partenaire dispose de solides connaissances de SAP et d’une proximité avec l’éditeur, deux atouts essentiels pour travailler sur une solution innovante et très récente. En outre, ces équipes sont stables et expérimentées, avec des consultants seniors à même d’établir le lien entre des solutions techniques et les besoins métiers, » souligne le DSI.
L’entreprise met sur pied une équipe de projet soutenue par un dispositif complet : quatre spécialistes PASàPAS-KPF (chef de projet, consultante, architecte intégration et architecte infrastructure), une MOE Sysco experte sur l’existant (directeur du projet, chef de projet équipe infrastructure), et un chef de projet MOA coordonnant aussi des responsables métiers. Sans oublier un support SAP Max Attention avec un expert Central Finance à la demande.
Moins de 7 mois pour tout réorganiser
L’étude de convergence des systèmes d’information avait été menée entre mai et juin 2017 avec SAP. Les appels sont lancés entre juin et octobre, suivis d’un cadrage jusqu’en novembre 2017. « Le projet nécessitait l’accompagnement d’un spécialiste de SAP et de la finance. En effet, notre exercice fiscal de janvier à décembre devait désormais être clôturé en juin. Par ailleurs, les trois usines Davigel étaient gérées comme une seule entité, avec la gestion du personnel associée. Autant de conditions à appréhender afin de les aligner sur les impératifs Sysco France., » précise Paul Lavoquet.
En novembre débutent les projets Central Finance S/4, SLO (System Landscape Optimization, ou méthodologie d’optimisation d’infrastructures pour consolider des ERP) et RH. Le projet se déroule en quatre étapes. Durant la préparation, les architectures SAP S/4 et SAP Landscape Transformation (SAP LT, pour le SLO) sont mises en place, avec prototypage sur le cloud. Dans la foulée, la phase de conception permet de définir l’organisation cible, ainsi que le paramétrage et le mapping des objets. L’étape d’initialisation (gestes techniques, extraction, chargement, ajustement…) durera trois semaines, avec la reprise d’un an et demi d’antériorité portant le volume à traiter à 35 millions de documents et 309 millions de postes. Et la mise en production sous S/4HANA a pu être réalisée début juin 2018. Le projet aura duré moins de sept mois, entre novembre 2017 et mai 2018. Délais tenus !
« Dans le nouveau système sous SAP S/4HANA, les métiers bénéficient aujourd’hui d’une comptabilité générale sur un plan de compte unique. Le reporting a été unifié, et la bascule du reste des processus métier suivra. Grâce à SAP S/4HANA, Sysco France dispose d’un système simple et agile pour porter sa stratégie, en réduisant de façon conséquente son TCO, » conclut le DSI.
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